外部作業場へ文書を持ち出さずに信頼スキャンによる電子化作業場を構築

紙文書のスキャンから文書管理まで、クラウドサービスで提供し、企業のESG経営とデジタル転換を支援することを期待

https://seenthis.kr/newspage/2617

電子文書ソリューション専門企業ゼニスESTは、10日、韓国インターネット振興院（KISA）から、自社開発の信頼スキャンソリューションによる電子化作業場認証を取得したと発表した。

ゼニスESTの信頼スキャンソリューションは、紙文書をスキャンした後、認識・索引・検証のプロセスを経て、紙文書を電子文書に変換し、公認電子文書センターに送信することで、スキャン文書の原本性を保証するシステムだ。

一般的な業務現場のスキャン方法は、法的証拠力を証明するのが難しいため、スキャン後、紙文書の原本を別途保管する必要があった。このような課題を解決するために、政府は「電子文書および電子取引基本法」に基づいて、スキャンされた文書の信頼性を保証するための電子化制度を導入した。電子化制度に基づいた信頼スキャンプロセスを経て、公認電子文書センターに送信・保管した場合、紙文書の原本を廃棄できる条件が整うことになる。

これまで信頼スキャンを行うためには、企業や公共機関が内部に信頼スキャンソリューションと関連環境を直接構築して電子化作業場認証を取得するか、または外部の専門的な電子化事業者に文書を持ち出して委託する必要があった。そのため、セキュリティ上の理由で外部持ち出しが難しい文書の場合、信頼スキャン作業が困難な部分があった。

ゼニスESTは、このような問題を解決するため、企業の重要な文書を外部に持ち出さなくても、信頼スキャンを使用できるように、クラウド方式で電子化作業場システムを開発した。クラウド方式の電子化作業場を利用する場合、企業は重要な文書を外部に持ち出す負担なく信頼スキャンが可能になり、直接スキャンすることで、外部委託よりも費用が安価になり、処理にかかる時間も短縮できる。

保管義務のある紙文書の管理と活用について悩んでいた企業にとって、自社で電子化作業場を構築することの難しさや、外部委託時の文書持ち出しによるセキュリティリスクなどの負担が解消されることが期待される。また、デジタル転換の面からも、従来保管されている重要な文書のスキャンは、不可欠な前提となるだろう。

ゼニスESTの電子化作業場クラウドサービスは、業務環境をデジタル化、ペーパーレス化し、ESG経営とAI活用基盤を準備するのに最適な選択肢になると期待される。

さらに、ゼニスESTは、スキャンされた文書を体系的に管理し、簡単に検索、閲覧できる文書管理システム「ZenithECM」クラウドサービスも提供する予定だ。これにより、スキャンされた文書を安全に保管し、ユーザーが簡単に検索できるようにすることで、業務効率を大幅に向上させることができる。

ゼニスESTの明裕進代表は、「近年、ESG経営のために、紙文書をデジタル文書に変換して業務プロセスをデジタル化し、AI技術を活用しようとする企業や公共機関が増えている」と述べ、「多くの紙文書を保管する必要のある機関や企業の悩みを、信頼スキャンクラウドサービスで解決できるだろう」と説明した。

ゼニスESTの紹介

ゼニスESTは、ECM、EDMS、文書中央化、画像システム、信頼スキャンなど、電子文書ソリューション専門企業だ。顧客のビジネス環境に最適化されたソリューションを提供し、企業内の文書や非定型情報の処理に関して、蓄積された技術と経験を持つ企業だ。電子文書ソリューション専門企業として、顧客の様々な悩みを解決し、業務プロセスを改善できる方法を提供している。

ウェブサイト: http://zenithst.com

連絡先
ゼニスEST
パク・ジョンホン部長