외부 작업장으로 문서 반출 없는 신뢰스캔 전자화작업장 구축

종이 문서 스캔부터 문서관리까지 클라우드 서비스로 제공해 기업들의 ESG경영과 디지털 전환에 도움 기대

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전자문서 솔루션 전문기업 제니스에스티는 한국인터넷진흥원(KISA)으로부터 자체 개발한 신뢰스캔 솔루션으로 전자화작업장 인증을 획득했다고 10일 밝혔다.

제니스에스티의 신뢰스캔 솔루션은 종이 문서를 스캔한 후 인식·색인·검증의 과정을 통해 종이 문서를 전자화 문서로 생성하고 이를 공인전자문서센터에 전송해 스캔문서의 원본성을 보장해 주는 시스템이다.

일반적인 업무현장의 스캔 방식은 법적 증거력을 증명하기 어렵기 때문에 스캔 후 종이 문서 원본을 따로 보관해야 했다. 이 같은 애로 사항을 해소하기 위해 정부에서는 ‘전자문서 및 전자거래기본법’에 근거해 스캔한 문서의 신뢰성을 보장하기 위한 전자화 제도를 도입했다. 전자화 제도 기반의 신뢰스캔 과정을 거친 후 공인전자문서센터에 전송·보관할 경우 종이 문서 원본을 폐기할 수 있는 조건을 갖추게 된다.

그동안 신뢰스캔을 하기 위해서는 기업 및 공공기관 내부에 신뢰스캔 솔루션과 제반 환경을 직접 구축해 전자화작업장 인증을 받거나, 또는 외부의 전문 전자화 사업자에게 문서를 반출해 위탁해야 했다. 그러다 보니 보안상 외부 반출이 어려운 문서의 경우 신뢰스캔작업이 어려운 부분이 있었다.

제니스에스티는 이러한 문제를 해결하고자, 기업의 중요 문서를 외부로 반출하지 않고도 신뢰스캔을 사용할 수 있도록 클라우드 방식으로 전자화작업장 시스템을 개발했다. 클라우드 방식의 전자화작업장을 이용할 경우 기업은 중요 문서를 외부로 반출하는 부담 없이 신뢰스캔이 가능하며, 직접 스캔함에 따라 외부 위탁보다 비용이 저렴해지고 처리에 소요되는 시간 역시 절약할 수 있다.

보관 의무가 있는 종이 문서의 관리와 활용에 대해 고민했던 기업 입장에서는 자체적으로 전자화작업장을 구축하는 어려움이나 외부 위탁 시 문서 반출에 따른 보안 위험 등의 부담이 해소될 것으로 예상되며, 디지털 전환 측면에서도 기존에 보관 중인 중요 문서의 스캔이 필수적인 전제 과정이 될 것이다.

제니스에스티의 전자화작업장 클라우드 서비스는 업무 환경을 디지털 및 페이퍼리스로 전환하고 ESG 경영과 AI활용 기반을 준비하는데 좋은 대안이 될 것으로 기대된다.

아울러 제니스에스티는 스캔된 문서를 체계적으로 관리하고 편하게 검색, 열람할 수 있는 문서관리시스템인 ‘ZenithECM’ 클라우드 서비스도 함께 제공할 예정이다. 이를 통해 스캔된 문서를 안전하게 보관하고 사용자가 쉽게 찾아볼 수 있게 돼 업무 효율성도 크게 개선할 수 있다.

제니스에스티 명유진 대표는 “최근에는 ESG경영을 위해 종이 문서를 디지털 문서로 전환해 업무 프로세스를 디지털화 하고 AI기술을 활용하고자 하는 기업 및 공공기관이 많아지고 있다”며 “많은 양의 종이 문서를 보관해야 하는 기관 및 기업의 고민을 신뢰스캔 클라우드 서비스를 통해 해결할 수 있을 것”이라고 설명했다.

제니스에스티 소개

제니스에스티는 ECM, EDMS, 문서중앙화, 이미지시스템, 신뢰스캔 등 전자문서 솔루션 전문기업이다. 고객사의 비즈니스 환경에 최적화된 솔루션을 제공하며, 기업 내 문서 및 비정형 정보의 처리에 대해 축적된 기술과 경험을 가지고 있는 기업이다. 전자문서 솔루션 전문기업으로서 고객의 다양한 고민을 해결하고 업무 프로세스를 개선할 수 있는 방안을 제공하고 있다.

웹사이트: http://zenithst.com

연락처
제니스에스티
박정헌 부장