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外部作業場への文書持ち出しなしの信頼スキャン電子化作業場の構築
紙文書のスキャンから文書管理までをクラウドサービスで提供し、企業のESG経営とデジタル転換に貢献することを期待
電子文書ソリューション専門企業のゼニスESTは、10日、自社開発の信頼スキャンソリューションで電子化作業場認証を取得したと発表した。
ゼニスESTの信頼スキャンソリューションは、紙文書をスキャンした後、認識・索引・検証のプロセスを通じて紙文書を電子文書に変換し、これを公認電子文書センターに送信することで、スキャン文書の原本性を保証するシステムです。
一般的な業務現場のスキャン方法は、法的証拠力を証明することが困難なため、スキャン後に紙文書原本を別途保管する必要がありました。このような課題を解消するために、政府は「電子文書および電子取引基本法」に基づき、スキャンした文書の信頼性を保証するための電子化制度を導入しました。電子化制度に基づく信頼スキャンプロセスを経て、公認電子文書センターに送信・保管した場合、紙文書原本を廃棄できる条件を満たすことになります。
これまで、信頼スキャンを行うには、企業や公共機関が内部に信頼スキャンソリューションと関連環境を直接構築して電子化作業場認証を取得するか、または外部の専門的な電子化事業者に文書を持ち出して委託する必要がありました。そのため、セキュリティ上の理由で外部への持ち出しが難しい文書の場合、信頼スキャン作業が困難な部分がありました。
ゼニスESTは、このような問題を解決するために、企業の重要な文書を外部に持ち出さずに信頼スキャンを使用できるように、クラウド方式で電子化作業場システムを開発しました。クラウド方式の電子化作業場を利用する場合、企業は重要な文書を外部に持ち出す負担なく信頼スキャンが可能になり、直接スキャンすることで外部委託よりも費用が低減し、処理にかかる時間も短縮できます。
保管義務のある紙文書の管理と活用について悩んでいた企業にとっては、自社で電子化作業場を構築することの難しさや、外部委託時の文書持ち出しによるセキュリティリスクなどの負担が解消されると予想され、デジタル転換の観点からも、これまで保管していた重要な文書のスキャンが必須の前提プロセスとなります。
ゼニスESTの電子化作業場クラウドサービスは、業務環境をデジタル化およびペーパーレス化し、ESG経営とAI活用基盤の準備に役立つ良い選択肢になると期待されています。
さらに、ゼニスESTは、スキャンした文書を体系的に管理し、簡単に検索・閲覧できる文書管理システム「ZenithECM」クラウドサービスも併せて提供する予定です。これにより、スキャンした文書を安全に保管し、ユーザーが簡単に検索できるようになり、業務効率も大幅に向上させることができます。
ゼニスESTの明有珍代表は、「近年では、ESG経営のために紙文書をデジタル文書に変換し、業務プロセスをデジタル化し、AI技術を活用しようとする企業や公共機関が増えています」と述べ、「大量の紙文書を保管する必要がある機関や企業の課題を、信頼スキャンクラウドサービスで解決できるでしょう」と説明しました。
ゼニスESTの紹介
ゼニスESTは、ECM、EDMS、文書集中化、イメージシステム、信頼スキャンなどの電子文書ソリューション専門企業です。顧客のビジネス環境に最適化されたソリューションを提供し、企業内の文書および非構造化情報の処理に関して、蓄積された技術と経験を持つ企業です。電子文書ソリューション専門企業として、顧客の様々な課題を解決し、業務プロセスを改善するためのソリューションを提供しています。
ウェブサイト：http://zenithst.com
連絡先
ゼニスEST
パク・ジョンホン部長
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