外部作業場への書類持ち出しなしの信頼スキャン電子化作業場構築

紙文書のスキャンから文書管理までをクラウドサービスで提供し、企業のESG経営とデジタル転換に貢献することが期待される

https://seenthis.kr/newspage/2617

電子文書ソリューション専門企業ゼニスESTは、10日、韓国インターネット振興院（KISA）から、自社開発した信頼スキャンソリューションで電子化作業場認証を取得したと発表した。

ゼニスESTの信頼スキャンソリューションは、紙文書をスキャンした後、認識・索引・検証のプロセスを経て紙文書を電子文書に変換し、これを公認電子文書センターに送信することで、スキャン文書の原本性を保証するシステムである。

一般的な業務現場のスキャン方式は、法的証拠力を証明するのが難しいため、スキャン後に紙文書原本を別途保管する必要があった。このような困難を解消するため、政府は「電子文書及び電子取引基本法」に基づき、スキャンした文書の信頼性を保証するための電子化制度を導入した。電子化制度に基づく信頼スキャンプロセスを経て、公認電子文書センターに送信・保管した場合、紙文書原本を廃棄できる条件を満たすことになる。

これまで信頼スキャンを行うには、企業や公共機関が内部に信頼スキャンソリューションと関連環境を直接構築して電子化作業場認証を取得するか、または外部の専門電子化事業者に文書を持ち出して委託する必要があった。そのため、セキュリティ上の理由で外部持ち出しが難しい文書の場合、信頼スキャン作業が困難な部分があった。

ゼニスESTは、このような問題を解決するため、企業の重要な文書を外部に持ち出さずに信頼スキャンを利用できるように、クラウド方式で電子化作業場システムを開発した。クラウド方式の電子化作業場を利用する場合、企業は重要な文書を外部に持ち出す負担なく信頼スキャンが可能になり、直接スキャンすることで外部委託よりも費用が安くなり、処理にかかる時間も短縮できる。

保管義務のある紙文書の管理と活用について悩んでいた企業にとっては、自社で電子化作業場を構築することの難しさや、外部委託時の文書持ち出しによるセキュリティリスクなどの負担が解消されると予想され、デジタル転換の観点からも、これまで保管していた重要な文書のスキャンが不可欠な前提条件となるだろう。

ゼニスESTの電子化作業場クラウドサービスは、業務環境をデジタル化・ペーパーレス化し、ESG経営とAI活用基盤を準備する上で、有効な選択肢になると期待される。

さらにゼニスESTは、スキャンした文書を体系的に管理し、簡単に検索・閲覧できる文書管理システム「ZenithECM」クラウドサービスも併せて提供する予定だ。これにより、スキャンした文書を安全に保管し、ユーザーが簡単に探し出すことができるようになり、業務効率も大幅に向上する。

ゼニスESTの名裕珍代表は、「近年では、ESG経営のために紙文書をデジタル文書に変換して業務プロセスをデジタル化し、AI技術を活用しようとする企業や公共機関が増えている」と述べ、「大量の紙文書を保管しなければならない機関や企業の悩みを、信頼スキャンクラウドサービスを通じて解決できるだろう」と説明した。

ゼニスEST紹介

ゼニスESTは、ECM、EDMS、文書集中化、イメージシステム、信頼スキャンなど、電子文書ソリューション専門企業である。顧客企業のビジネス環境に最適化されたソリューションを提供しており、企業内文書や非定型情報の処理について、蓄積された技術と経験を持つ企業である。電子文書ソリューション専門企業として、顧客の様々な悩みを解決し、業務プロセスを改善するためのソリューションを提供している。

ウェブサイト: http://zenithst.com

連絡先
ゼニスEST
朴正憲部長